W czasach, gdy nie było powszechnie dostępnych komputerów, a te, które dało się zdobyć za grube pieniądze zajmowały pół pokoju, wszelkiego typu biura, w których przechowywane są różne dokumenty musiały radzić sobie w inny sposób. Wszystko było spisywane na papierze i umieszczane w pudłach na szafach i regałach https://idealdesign.pl/szafki-designerskie.
Również dzisiaj, pomimo, iż doszło już dawno do komputeryzacji przedsiębiorstw, zarówno tych małych i średnich, jak i tych dużych, część dokumentacji musi być przechowywana w formie papierowej. Drukuje się ją i wkłada do segregatorów, te zaś kładzie na szafy i meble pracownicze, gdzie potem łatwo je znaleźć.
Obecnie oczywiście objętość tych dokumentów jest znacznie mniejsza, a konieczność trzymania papierowej wersji dotyczy tylko ich części, większość można spokojnie trzymać w pamięci komputera lub na nośnikach takich, jak płyty CD z danymi czy pendrive. Dzięki tej oszczędności miejsca w przypadku reszty materiałów (tych wymagających formy papierowej) można korzystać z mniejszej szafy biurowej, aby wszystko pomieścić i nawet nie trzeba wydzielać osobnego pomieszczenia na ogromne archiwum.