Coraz częściej mówi się o tym, że obiekty przeznaczone pod organizację konferencji powinny być duże, przestronne i odpowiednio wyposażone. Nowe, które powstają w tym celu, są właśnie takie – nierzadko otacza je rozległa działka, którą można wykorzystać np. w celach rekreacyjnych. Okazuje się jednak, że wiele spotkań może się odbyć w skromnych warunkach.
Obiekt obiektowi nierówny
Nierzadko od rozmiaru ważniejsza jest jakość. Niektórzy uczestnicy konferencji wolą mieć do dyspozycji najnowocześniejszy sprzęt i wygodne meble, niż dużo przestrzeni wokół. Oczywiście świetne meble i sprzęty wymagają miejsca, ale wszystko da się ustawić w jednej odpowiednio dużej sali, która posłuży jako centrum wszystkich spotkań.
Częściej niż konferencje pod Warszawą, sporych obiektów wymagają eventy firmowe lub inne tego typu wydarzenia. Ponieważ konferencje mogą być częścią eventów, zakłada się, że na każdym spotkaniu uczestnikom trzeba gwarantować przynajmniej kilka rozległych pomieszczeń oraz teren na zewnątrz obiektu.
Konferencja – zamknięte spotkanie, kameralne warunki
Często im bardziej specjalistyczna konferencja, tym mniejsza jest liczba uczestniczących. Wystarczy więc mniejsze pomieszczenie, oraz ewentualnie pokoje noclegowe dla prelegentów i gości – noclegi są ważne, bo niekiedy spotkania rozłożone są na kilka dni, a uczestnicy muszą być odświeżeni i wypoczęci.
Niektóre konferencje pod Warszawą trwają tylko kilka godzin. Na takie spotkanie nie ma sensu wynajmować całego obiektu i przepłacać za jego zalety, których się nie wykorzysta z braku czasu i potrzeb. Zdecydowanie wystarczy jedna sala, a zamiast elementów rekreacyjnych gościom warto zapewnić dostęp do jedzenia i picia.
Czy jest złoty środek?
Zdecydowanie można znaleźć złoty środek i po prostu kierować się bieżącymi potrzebami, jeśli chodzi o wybór obiektu. Gdy organizowana jest konferencja dla setek uczestników i z góry wiadomo, że spotkania będą rozłożone w czasie, wygodny, osobny budynek jest świetnym rozwiązaniem. Można poszukać więc takiego, który oferuje i coś do rozrywki, i wiele pokoi z nowoczesnym wyposażeniem, i rozległy zewnętrzny parking.
Mniejsze, kameralne spotkania mogą być organizowane gdziekolwiek. Wynajmuje się pojedynczą salę, co często jest dużo tańsze i do tego nie wymaga tak wczesnej rezerwacji, nawet w centrum Warszawy. O rozmiarach i przeznaczeniu obiektów można dowiedzieć się z internetu. Przeważnie możliwe jest też zarezerwowanie ich przez internet oraz dokonanie wpłaty (na początek wnosi się zaliczkę).
