Wykonanie mapowania procesów w danej jednostce pozwala na znaczne usprawnienie jej organizacji. Proces ten wykonany może być w dużej czy małej firmie, przedsiębiorstwie produkcyjnym, szpitalu czy urzędzie. Jest to graficzna forma przedstawienia wszystkich procesów, operacji zachodzących w danej organizacji i ukazanie ich powiązań między sobą.
Jak wygląda proces mapowania?
Przed wykonaniem mapowania bardzo ważna i istotna jest identyfikacja wszystkich procesów zachodzących w danej firmie. Trzeba je dokładnie określić i określić również należy sposób wykonania mapowania.
Identyfikację procesów można zrobić za pomocą dwóch sposobów. Jednym z nich jest metoda odgórna, a drugim metoda oddolna. Przy czym pierwszy sposób polega na określenie profilu organizacji i wytyczeniu jej celów, a drugi na analizie poszczególnych czynności.
Podział procesów
Dobre Mapowanie procesów oznacza odpowiedni ich podział na konkretne ich rodzaje. Dlatego też wyszczególniamy produkcję, zakupy, projektowanie czy też sprzedaż. Dodatkowo rozróżniamy jeszcze transport, nadzór nad sprzętem, utrzymanie ruchu. Jako procesy zarządcze uznać możemy zarządzanie pracownikami, planowanie lub wewnętrzne audyty.
Każdy z procesów informuje o rzeczywistych sytuacjach, o planach i o osobach odpowiedzialnych za dane działania. W ogóle wiedzieć też trzeba, że konkretny podział procesów jest ściśle odpowiedzialny za system zarządzania jakością.
Kiedy robi się mapowanie procesów?
Mapowanie procesów najlepiej wykonać wtedy gdy w firmie ma powstać nowy dział, gdy zatrudniani są nowi pracownicy, wdrażany jest system jakości towarów, wdraża się system monitorowania poszczególnych procesów, przed audytem wewnętrznym lub zewnętrznym.
Bardzo często zdarza się także tak, że mapowanie procesów używa się do celów szkoleniowych. Taki sposób, mimo że jest w formie graficznej pomaga bardzo dobrze poznać określoną jednostkę. Dzięki temu można doskonale przedstawić wszystkie jej działy i procesy zachodzące między nimi.
Jak robi się mapowanie procesów?
Zasada mapowania brzmi „od ogółu do szczegółu”. Najpierw trzeba dokładnie określić sposób jego wykonania. Potem nakreślić poszczególne cele, wyodrębnić wszystkie procesy, określić punkt startu i zakończenia.
Robiąc taką mapę nigdy nie wolno zmierzać w stronę jak powinno być tylko trzeba jasno określać jak jest.